易宝典文章——玩转Office 365中的Exchange Online服务 之六十一 如何通过Exchange Online实现协作办公

在今天的企业中常常会有协作办公的需求。大多数的情况在于相同的部门，或者需要针对同一个项目或者任务，需要共同处理信息。Exchange Online为用户提供多种使用邮件方式进行协同作业的工具。这些工具包括公用文件夹、共享邮箱、组等。

一、各协同工具的功能和作用

Exchange Online提供多种协作工具，其中有早期的公用文件夹、通讯组，也有后期的共享邮箱和Office 365组等。各种协作工具能够实现的功能不同，其作用和实用场景也不同。

1、公用文件夹

微软对公用文件夹的设计初衷就是为邮件用户提供一种共享访问信息的方式。其目的是为了收集和组织信息，并且在企业中通过公用文件夹向其他用户共享信息。

公用文件夹的信息组织方式和Windows目录的文件组织方式一样，都是采用易于浏览的树状结构组织的。通过多层目录结构和分支目录，用户可以非常容易的使用公用文件夹定位资源。而且学习成本几乎为零。

公用文件夹还支持通过邮件的形式进行访问，用户需要向公用文件夹中存放信息时，只需向公用文件夹的邮件地址发送邮件即可。另外，可以将其作为通讯组的成员。只要向组中发送邮件，都将被自动存储在公用文件夹中，以便进行组中信息的归档，用作后续参考。

公用文件夹可以通过Outlook进行访问，并且支持OWA有限功能访问。

2、共享邮箱

为多个用户提供一个公用的邮箱存储，其功能主要是进行公共邮件收发。发给共享邮箱的邮件，共享邮箱的所有用户均可阅读，并且进行对邮件进行处理。另外，授权用户还可以以共享邮箱的名义向外发送邮件。

需要将共享邮箱和通讯组区分开，共享邮箱本身是一个邮箱，Exchange Online系统会为共享邮箱分配存储空间，而通讯组仅仅只是一个邮件地址列表。所以，发送给共享邮箱的邮件将会存放在共享邮箱中，而发送给通讯组的邮件会被分发到组成员的邮箱中。

3、通讯组

通讯组是一个收件人集合，将邮件发送到一个通讯组时，该组的所有成员都会收到该邮件。其作用通常用于整合收件人，使发件人在群发邮件时无需逐一填写所有收件人的邮件地址。

4、Office 365组

Office 365组是一种新型的组，其设计主要就是用于协同办公使用的。Office 365组通过SharePoint和OneDrive的功能提供共享存储，协作处理文档，分发邮件等功能。Office 365组几乎整合了公用文件夹、通讯组的功能，还因为SharePoint的支持，能够更好的提供协作数据处理。

二、各协作工具的比较

通过如下列表可以帮助理解和选择Exchange Online中，协作工具的功能，从而更好的使用Exchange Online实现协作办公。