在当今日益数字化的时代，企业的电子邮件系统已经成为精简流程、提高效率、安全可靠的重要组成部分。而Office365则提供了一个全方位的解决方案，可以管理企业所有的邮箱和邮件流，以保障企业邮件的安全、可靠性和高效性。本文将主要介绍Office365如何进行邮件管理，详细探讨针对邮箱组、邮件保护、邮件流量的智能控制等方面的功能。
一、管理多个邮箱
对于企业来说，管理多个员工的邮箱可以是一件繁琐而费时的工作。而对于Office365管理员来说，这是一件简单直接的事情，管理员可以轻松地设置和监控所有员工的电子邮件。在Office365中，“邮箱组”是一个非常有用的功能，可以方便地找到一组人的电子邮件地址、轻松创建邮箱组，或者管理它们。邮箱组也为您提供了一个中心控制台，在这里您可以轻松地查看和管理所有的邮件。下面是如何创建和管理Office365中的邮箱组：
首先，进入 Office365 管理员门户，并使用管理员凭据登录；
然后，单击“组”，再单击“邮箱组”；
单击“新建”以创建一个新的邮箱组，此时您需要填写组的相关信息，例如组名、邮箱组别名、描述及成员等；
最后按“保存”按钮即可创建新的邮箱组。
现在，您可以在组视图中看到刚刚创建的邮箱组。单击选定的邮箱组可以查看其相关属性，例如组的成员、别名等。
二、设置邮件保护
在企业中，保障邮件的安全至关重要。虽然Office365默认的系统已经包含了一套针对垃圾邮件和恶意软件的邮件保护系统，但是管理员可以进一步加强企业邮件安全。以下是设置Office365邮件保护的步骤：
首先进入 Office365的“安全与合规”中心，并选择“垃圾邮件筛选”选项；
在垃圾邮件筛选中你可以看到很多不同的安全选项，例如设置级别、设置白名单或黑名单、设置邮件一致性等。在这里您可以细化控制对企业邮件的访问，减少垃圾邮件，规避恶意软件和社交工程攻击等；
单击“保存”即可完成设置。
通过设置电子邮件的保护，你可以有效地过滤掉垃圾邮件，避免恶意软件、钓鱼链接和社交工程攻击以及各种其他类型的自动垃圾邮件。
三、文档协作
Office365中能够完成文档协作，允许工作团队共同编辑、查看或修改文档。这种多人在线协作的方法可以节省时间和资源，允许团队在共享文档时更高效地合作。Word、Excel和PowerPoint等Office365应用程序都允许多人同时使用，每个人可以看到其他成员的更改和修订注释。下面是如何通过Office365来实现文档协作：
首先，进入Office365，登录并打开所需的文件；
然后分享该文档给需要合作的人，您可以使用 “共享”功能将电子邮件邀请他们协作编辑文档；
一旦您的共同合作已经启动，您可以通过实时查看共享文档上的更改情况、利用Office365中的注释工具来轻松修订文档。
四、外部访问
企业在管理其员工邮箱时也必须考虑外部用户的需求，也就意味着必须设置外部电子邮件访问。Office365为将电子邮件访问控制外部成员而提供了多种不同的工具和选项，如下所示：
添加外部联系人：该选项允许您将外部电子邮件地址添加到您的电子邮件地址簿中。这些外部联系人可以访问您的邮件，向您发送电子邮件，并与您进行合作；
共享组：在Office365中，您可以将电子邮件地址和其他联系信息添加到组中，并选择将该组显示为与外部联系人共享。这样，外部联系人就可以查看该组，并向该组发送电子邮件。但是相应地，您也需要制定这些电子邮件地址共享的策略；
共享文件夹：此外，您还可以在Office365中设置与外部联系人共享的文件夹，以便他们可以访问这些文件夹。
五、减轻邮件流量和压力
企业的发件人和收件人数量可能非常多，从而导致邮件流量和压力的增加，最终严重影响办公效率。如何减轻电子邮件流量和压力？Office365提供的“智能访问”功能可以通过将邮件路由到最近的邮件节点，减轻网络流量压力。以下是实现此功能的步骤：
首先，进入Office365的Exchange管理中心，并选择“邮件流”选项。然后单击“连接器”，选中您要更改的邮件流连接器；
在弹出窗口中选择“智能路由”，并将其启用；
现在，Office365可以通过智能路由将邮件路由到最近的邮件节点，从而减轻网络流量压力。
综上所述，Office365邮件管理提供了各种强大的功能，可以帮助企业管理员和用户更好地管理和控制其邮件流。这些功能包括分别管理多个邮箱、启用高级的邮件保护和减轻邮件流量压力等等。如果您是Office365管理员，请务必充分利用这些功能，以确保企业邮件的安全、减轻网络流量压力以及保障员工高效的协作。